Skąpy dwa razy płaci.

Wszyscy wiedzą, że projekty wdrożeniowe systemów ERP to ogromne koszty. Każdy też słyszał niejedna historię o projektach, które nie zakończyły się w terminie, o projektach, które dwukrotnie przekroczyły budżet, czy o firmach, które po zakończeniu wdrożenia nie dostały tego, co oczekiwały.

Utarło się więc w ostatnich latach, że wdrożenie systemu ERP to skok na bungee w studnię bez dna. I rzeczywiście tak jest. Można jednak sprawdzić wcześniej jakość lin i zaopatrzyć się w kask.

Niedawno jeden z klientów podzielił się ze mną taką oto historią:
Zaprzyjaźniona z nami firma kupiła system. Podpisała umowę z dostawcą i rozpoczęła projekt. Ponieważ sami też szukaliśmy systemu, a oni są nam branżowo bliscy uznaliśmy, że skoro oni kupili system od Dostawcy XXX, to my zrobimy to samo. Ale wtedy pojawiła się na horyzoncie 4 Business Consulting i sprawa się przeciągnęła. W czasie, kiedy my badaliśmy nasze procesy, analizowaliśmy stan jest i stan będzie nasi przyjaciele już pracowali z dostawcą. Po zakończeniu Analizy Przedwdrożeniowej Dostawcy okazało się jednak, że system ten zupełnie nie nadaje się do takiej organizacji. Nie radzi sobie ani z rezerwacjami, ani z planowaniem zaopatrzenia ani z rozliczaniem transportu w taki sposób, jak oczekiwała tego firma. Rozwiązano umowę z dostawcą, ale Analiza kosztowała 150 000 zł. Jak dobrze, że oni z tą decyzją byli pierwsi.

Tak się, niestety zdarza bardzo często. Niezdefiniowanie zakresu prac, kluczowych obszarów i procesów sprawia, że jakakolwiek oferta złożona przez Dostawcę jest nieprawdziwa. Bo i skąd ma on wiedzieć, co będzie miał do zrobienia i w jakim czasie? Najczęściej kończy się to powtórną wyceną projektu i czar wstępnej oferty pryska jak mydlana bańka. A czasem – w wyjątkowo pechowych sytuacjach – wierzymy miłym słowom Dostawcy, że „będzie Pan zadowolony” a potem dostajemy dokument, z którego wynika, że dostaniemy jabłko chociaż szukaliśmy gruszki.

Pół biedy, jak idziemy po rozum do głowy i szukamy pomocy. Gorzej, że zwykle – bierzemy kolejnego Dostawcę (choć był droższy) i powtarzamy procedurę, tym razem zanosząc modły, żeby się udało.

Czasem się udaje. Najczęściej jednak musimy liczyć się z tym, że nasz pierwotny budżet to ułamek tego, co nowy Dostawca zaproponował i nie do końca wiemy co dostaniemy. Innymi słowy – jeżeli jakaś metoda działania przynosi określone skutki, by zmienić skutki – trzeba zmienić metodę.

Wcale nie musi tak być, ale konieczne jest przyjęcie zupełnie innego założenia – – jeżeli jakaś metoda działania przynosi określone skutki, by zmienić skutki – trzeba zmienić metodę. My znamy się na swoim biznesie, a Doradca zna się na tym, jak dobrze i bez ryzyka kupić system.

Każdy z nas robi to na czym zna się najlepiej.